När restriktionerna hävdes och arbetsplatserna började befolkas återgick livet till det normala igen. Kanske. Frågan är om någon vet vad som är normalt längre. Bland forskare, utredare och spanare talas det idag i alla fall om det hybrida arbetslivet som det nya normala. Vi förväntas arbeta på kontoret och distans (oftast hemmet) i ungefär lika stor mängd. Tre dagar på kontor och två hemma i snitt är en vanlig bedömning. Det här gäller alltså den stora och växande skara som arbetar med digitala verktyg.
Vårdpersonal, polis, städare och många andra har uppgifter som inte kan göras digitalt. Sedan finns de som till följd av trångboddhet helst väljer bort att arbete hemma.
Den flexibilitet i arbetslivet som länge omhuldats och som möjliggjorts av teknisk utveckling, tog under pandemin i alla fall ett språng fem år framåt på 1,5 år, enligt flera personer som kommer till tals i den här fördjupningen.
Det var en omställning som lämnade djupa spår in i framtiden. Enligt en undersökning som Tele2 gjorde i samarbete med Kantar Sifo tillbringade yrkesgrupper med förutsättningar att arbeta på distans 14 procent av sin arbetstid på distans innan pandemin. I november 2020 arbetade hela 60 procent på distans – men något skavde. De uppgav samtidigt att de ville arbeta hemifrån 36 procent av sin arbetstid efter pandemin.
Att pendeln hamnar i ett nytt jämviktsläge mellan hem och kontor är rimligt att anta. Här finns ju dessutom möjlighet att krympa dyra lokaler. Minskar därmed kontoren i betydelse? Nja.
– Kontoren är viktigare än någonsin, säger Torbjörn Eriksson, vd på Tenant and Partner, ett företag som drivit arbetsplatsutveckling i över 30 år. Vill man få medarbetarna till kontoren och rekrytera de bästa måste man erbjuda attraktiva miljöer. Ytorna behöver anpassas både för kreativa möten och koncentrerat arbete.
Pandemin lärde oss vad som fungerar bra och dåligt i hemmiljö, menar Torbjörn Eriksson.
– Koncentrerat arbete, strukturerade möten och flera konfidentiella samtal fungerar hemifrån. Innovation, spontana möten och relationsbyggen fungerar sämre. Kultur byggs genom att folk träffas på arbetsplatsen.
Vinnare är, enligt Torbjörn Eriksson, organisationer som kan förena dubbla perspektiv: medarbetarnas behov av frihet och autonomi, vilket många har fått ökad smak på under pandemin, och organisationens behov att bygga gemensam kultur och samverkan.
Arbetet måste vara något där jag kan växa som människa och i min yrkesroll.
– Det hybrida arbetslivet är här. Arbetet måste vara något där jag kan växa som människa och i min yrkesroll så att jag kan odla relationer med andra. Då kommer också gränserna mellan arbetsliv och privatliv att suddas ut. Vi kommer i förlängningen att kort och gott tala om liv.
– Men tekniken har sina begränsningar. Verktygen räcker ännu inte till för att vi ska bli lika kreativa på distans som vid möten. Jag tänker då främst på de spontana möten som sker på arbetsplatsen. Det tar tid att utveckla nya arbetssätt och normer.
Aleksandre Asatiani, forskare vid institutionen för tillämpad informationsteknologi vid Göteborgs universitet, leder ett projekt som kartlägger de 20 senaste årens forskning om distansarbete. Ett område som nu är hetare än någonsin. Han blev inte bara observatör utan även deltagare kan man säga.
– Det var intressant att hamna mitt i detta. I viss mån hjälpte mig min teoretiska kunskap. Men jag har som många andra tvingats ändra mitt sätt att göra research, undervisa och samarbeta med kollegor. Det var en stor och brant lärkurva. Jag hanterade det väl, men det var utmanande.
Skepsisen mot vad som är möjligt att utföra på distans har försvagats, noterar han. I samhället och i arbetslivet.
– Väldigt mycket kan göras online. Argumenten om att vi inte kan göra det eller det hörs inte längre. Samtidigt har tekniken för distansarbete blivit mer användarvänlig. Pandemin har uppmuntrat till innovation. Det har uppstått en ny marknad och jag tror att vi kan förvänta oss en fortsatt utveckling.
Aleksandre Asatiani har särskilt intresserat sig för de mänskliga aspekterna. Vid distansarbetet försvinner de spontana mötena som är viktiga för att bilda en sammanhållande kultur, betonar han. Kreativitet och innovation gynnas när folk träffas.
– Distansarbete passar bra för uppgifter där man kan förutse utfallet och där kommunikationen har mer avgränsade syften.
Aleksandre Asatiani har också intresserat sig för genusaspekter. Forskningsresultat på internationell nivå visar att kvinnor har svårare än män att kombinera hem och arbete oavsett om arbetet sker på distans eller på kontor.
– Män ”hjälper till”, de är inte ansvariga på samma sätt i hemmet. Det gäller även i mer jämställda länder i norra Europa.
Hemarbetet under pandemin har gett flexiblare arbetstider på ett positivt sätt för hälften av männen och för 40 procent av kvinnorna, enligt en undersökning bland tjänstemännen som TCO låtit Novus göra. Samtidigt är positiva erfarenheter av att utföra sitt arbete på distans vanligare bland kvinnor än män. Och färre föräldrar upplevde stress över att inte få tiden att räcka till för arbete och föräldraskap under hösten 2020 jämfört med 2019. Närmare en fjärdedel av dem som har arbetat hemifrån har däremot haft svårt att avgränsa arbetet till normala arbetstider och har arbetat mer än de borde.
Carin Håkansta, forskare vid Karolinska institutet och Karlstads universitetet, säger att distansarbetet under pandemin passar bättre för en del än för andra. En vattendelare går mellan arbetstagare med mer erfarenhet, (som därmed är mer självgående,) och nyare på en arbetsplats. De senare är mer beroende av återkoppling och kommunikation kring uppgifterna.
– Kreativitet och lärande gynnas av att man jobbar tillsammans med lärandet. Min egen studie av hur arbetsmiljöinspektörerna påverkades av digitaliseringen, som innebar att de träffades mer sällan, visade att de nya saknade bollplank och någon att ställa frågor till, medan de erfarna klarade sig bra ändå.
Arbetsmiljölagstiftningen bygger på att arbetsgivaren är där och stöttar. Samtidigt innebär digitala arbetssätt att medarbetarna förväntas leda sig själva, vilket passar de som sätter egna gränser, men inte alla.
– Forskningen kring stress och ”gå in i väggen” visar att det är svårt att upptäcka varningstecknen. Rimligen är det ännu svårare att upptäcka dem om man enbart pratar genom skärmen. Digitaliseringen möjliggör det gränslösa och det gränslösa ökar risken för isolering och svårigheter att leda arbetet.
Dessa fenomen fanns även innan pandemin, säger Carin Håkansta, men utvecklingen mot uppluckrade gränser har accelererat.
– Mycket är bra, men en del svåra frågor följer med. Själv vurmar jag för gemenskapen, den sociala och professionella. Jag tror att vi ska ses regelbundet. Annars blir det inte bra.
För egen del tycker hon att zoom-undervisningen inför studenterna var bland det mest utmanande under pandemin. Att inte kunna läsa av intresset, möta reaktioner och besvara frågor i samma utsträckning som under normala förhållanden.
Ulf Boman är senior rådgivare och framtidsstrateg på konsult-och analysföretaget Kairos Future. Han skrev en rapport om framtidens kontor runt 2000 – och han skrev även studier 2017 och 2021.
– Vi beskrev den utveckling mot hybridkontor som var på väg redan då, men till följd av pandemin gick snabbare än vad vi hade trott. Arbetet sker i molnet snarare än på en fysisk plats. Sedan hittar man platser där man kan utföra arbetet och träffa andra. Folk är nöjda med att själv kunna bestämma var man ska jobba.
Under pandemin uppstod ett slags ”zoom-trötthet”. Förklarligt nog. Det som hade saknats allra mest var den sociala interaktionen. Framöver (kanske redan i läsande stund) slår pendeln tillbaka något mot mer distansarbete igen.
Ulf Boman tror att vi får se flera modeller anpassade till såväl verksamheternas som individernas behov.
– En av kontorets viktigaste uppgifter är att främja möten. Det kan betyda att man förväntas vara på kontoret vissa dagar i veckan och att man får välja själv var man vill jobba andra dagar.
– Jag tror att vi får mer av tredelade arbetsmiljöer framöver – företagskontor, hemmakontor och coworking-kontor (med platser som företagen hyr för sina medarbetare; red anm).
Många betonar att distansarbetet ställer nya krav på ledarskapet. Tillit till att medarbetarna klarar av sina uppgifter – utan rädsla eller misstro – är en ingrediens, men det betyder inte att man kan släppa taget som chef, tvärtom, betonar Ulf Boman.
Det gäller, återigen, att vara stödjande, uppmuntrande och samtidigt ställa krav på leverans.
Det ställer nya krav på ledarskapet att vara nyfiket. Chefer som utmanar till bättre prestationer och samtidigt stödjer är alltid bäst, vare sig arbetet sker på distans eller på kontoret.
I likhet med Torbjörn Eriksson menar han att kontoren är minst lika viktiga som tidigare, även om närvaron där sjunker. Nya möjligheter skapas, mötesformer och kommunikationstekniker förnyas. Pandemin har gett allt detta en injektion. Kanske har vi holografiska möten om ett antal år.
– Kontoren måste vara attraktiva och stimulerande för att locka medarbetarna att komma. För att skapa den miljön spelar ledarskapet en stor roll. Det gäller, återigen, att vara stödjande, uppmuntrande och samtidigt ställa krav på leverans.
Ännu en aspekt på pandemin och distansarbetet är flyttmönstren i framtiden. Även om kontorens betydelse kvarstår blir en ökad andel av arbetsuppgifterna distansoberoende. Tankesmedjan Futurion gav i vintras The Remote Lab i uppdrag att undersöka hur människor ser på jobb och boende framöver. Beskedet är tydligt: allt fler vill kunna välja bostadsort framför arbetsort, man önskar en större flexibilitet från arbetsplatsen, säger Futurions vd Ann-Therése Enarsson.
– Coronapandemin var egentligen inte ett teknikskifte utan ett beteendeskifte. Synen på hur vi tänker kring arbete och bostadsort påverkades ordentligt.
Allt går inte att utföra på distans, men mycket. Bäst lämpade branscher är finans och IT, säger Ann-Therése Enarsson.
– Medan en lärare fortfarande till viss del måste vara i det fysiska klassrummet. Alla jobb och uppgifter måste prövas efter behov och möjlighet.
Kanske kan hemarbete också vara ett verktyg i arbetet med att ställa om till ett samhälle som inte bidrar till klimatförändringar.
